ANITA informa che il Ministero dell’Interno, con la circolare n. 4027 dell’8 giugno 2020, allegata, ha fornito ulteriori indicazioni operative a tutela della riservatezza dei dati personali relativamente alle notifiche via PEC delle sanzioni amministrative per le violazioni al Codice della Strada.
La circolare evidenzia che il Garante per la protezione dei dati personali ha ritenuto che, nel caso di notifica a mezzo PEC di un verbale a persona titolare di una impresa individuale, regolarmente iscritta al registro delle imprese, sia necessario utilizzare particolari accorgimenti quando il veicolo con cui la violazione è stata commessa risulta essere intestato all’interessato, persona fisica, e non all’impresa come persona giuridica; ciò, in quanto, in tali casi, il veicolo potrebbe essere effettivamente utilizzato da questi a titolo privato e non nell’esercizio dell’attività imprenditoriale.
Il Garante ha altresì rappresentato che, in tali circostanze, la notifica del verbale all’indirizzo PEC ottenuto attraverso la consultazione del registro INI-PEC, può determinare una illecita comunicazione dei dati personali a terzi, essendo la PEC stessa visibile a tutto il personale dell’azienda.
La circolare specifica che la problematica nasce dalla particolare conformazione del registro INI-PEC organizzato in due sessioni: quello dedicato ai “professionisti” e quello delle “imprese”. Le imprese individuali, in ragione della loro peculiarità fiscale, sono consultabili nella sezione “imprese” inserendo un codice fiscale che però coincide con quello dell’imprenditore (persona fisica). Tutte le altre società sono invece consultabili mediante un codice fiscale abbinato alla struttura societaria (persona giuridica), distinto dai singoli soci.
Pertanto, in ragione delle indicazioni fornite dall’Autorità Garante e ad integrazione di quanto già previsto per le modalità di ricerca degli indirizzi PEC, il Ministero fornisce le seguenti istruzioni operative:
- nella ricerca dell’indirizzo PEC dell’obbligato in solido proprietario del veicolo con cui è stata commessa una violazione, può essere utilizzato il codice fiscale della persona fisica (estratto dalle annotazioni presenti negli archivi del PRA o dall’anagrafe tributaria) inserendolo nella sezione “imprese” del registro INI-PEC solo quando è stato accertato, ad esempio in occasione della contestazione immediata della violazione, che il veicolo con cui la violazione è stata commessa era utilizzato nell’esercizio di attività imprenditoriale. In ogni altro caso (es. violazione accertata con dispositivi di controllo remoto, senza contestazione immediata), il codice fiscale della persona fisica intestataria del veicolo può essere utilizzato solo per interrogazioni della sezione “professionisti” del registro INI-PEC;
- in nessun caso potranno essere effettuate ricerche massive e indiscriminate di indirizzi PEC partendo dal codice fiscale di una persona fisica, svincolate dalla valutazione del singolo caso e dalle concrete modalità di utilizzo del veicolo oggetto di accertamento della violazione;
- la notifica del verbale a mezzo PEC non è obbligatoria nel caso di abbinamento del codice fiscale della persona fisica ad una PEC di chiara matrice aziendale; in tali casi, la notifica del verbale di violazione deve essere effettuata nelle forme ordinarie, senza il ricorso alla PEC.
Riferimenti:
Confindustria Umbria – Area Ambiente e Sicurezza – trasporti@confindustria.umbria.it
Dott. Dominici Tel. 0744/443418 – Dott. Di Matteo Tel. 075/5820227